Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft (Deutsches Sprichwort). Jetzt zur Weihnachtszeit möchten sich viele Arbeitgeber bei ihren Mitarbeitern mit einem Geschenk für die Treue und den Einsatz im ablaufenden Kalenderjahr bedanken.
Dabei gibt es jedoch einige Punkte aus steuerlicher Sicht zu beachten, damit sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Mitarbeiter die Freude über das Geschenk lange anhält.
Dieser Beitrag beschäftigt sich damit, wie Arbeitgeber die Weihnachtsgeschenke für Ihre Mitarbeiter korrekt versteuern.
Bedeutung von Geschenken für Mitarbeiter
Laut einer aktuellen Studie von statista steigert ein Geschenk des Arbeitgebers bei rund 66% der Befragten die Motivation. 56% fühlen sich und ihre Arbeit dadurch wertgeschätzt. Es kommt dabei gar nicht so sehr auf den geldwerten Gegenwert eines Geschenks an, sondern vielmehr darum, dass die Leistung eines jeden einzelnen Mitarbeiters gesehen und honoriert wird.
Beliebte Weihnachtsgeschenke
Eine Erhebung zu den beliebtesten Geschenken von Arbeitgebern für ihre Mitarbeiter fehlt. 2019 werden in Deutschland wohl insgesamt vor allem Gutscheine und Geld an erster Stelle stehen, gefolgt von Lebensmitteln und Süßwaren sowie Büchern und/oder E-Books (Quelle: statista). Ob ein Gutschein, Chili Geschenk Set oder ein E-Book wie "Hinfallen ist keine Schande, nur Liegenbleiben" von Muriel Baumeister usw. verschenkt wird: Wichtig ist, dass die Mitarbeitergeschenke steuerlich korrekt behandelt werden.
Das Weihnachtsgeschenk für Mitarbeiter aus steuerlicher Sicht
Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zu Weihnachten ein Geschenk, ist zu ermitteln, ob und in welcher Höhe es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt.
Dies ist davon abhängig, ob
- ein Weihnachtsgeschenk steuerlich als Aufmerksamkeit zählt,
- der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 EUR oder
- ggf. die monatliche Freigrenze von 44 EUR
zur Anwendung kommt.
In jedem Fall muss es sich um ein Sachgeschenk handeln. Geldgeschenke sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Weihnachtsgeschenke, die während oder in Zusammenhang mit einer betrieblichen Weihnachtsfeier überreicht werden, sind gesondert zu behandeln.
Weihnachtsgeschenke sind keine steuerliche Aufmerksamkeit
Weihnachtsgeschenke sind aus steuerlicher Sicht keine Aufmerksamkeit des Arbeitgebers.
Aufmerksamkeiten sind vielmehr der Blumenstrauß zum Geburtstag, die kostenlosen Getränke während der Arbeitszeit oder z.B. eine kostenlose Mahlzeit während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung. Diese Sachzuwendungen des Arbeitgebers dürfen 60,00 EUR nicht übersteigen und müssen einen persönlichen Anlass haben oder im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigeren Gestaltung des Arbeitsablaufes liegen (R 19.6 LStR).
Weihnachtsgeschenke erfüllen beide Voraussetzungen nicht. Sie zählen damit grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Ob Weihnachtsgeschenke tatsächlich lohnsteuerpflichtig sind, hängt davon ab, ob der Rabattfreibetrag oder die 44 EUR-Freigrenze angewendet werden kann.
Überwiegend kein Rabattfreibetrag bei Weihnachtsgeschenken
Der Rabattfreibetrag gilt nur für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber selbst und überwiegend für den Fremdbedarf herstellt bzw. erbringt. Möchte der Arbeitgeber den Rabattfreibetrag anwenden, muss er ggf. den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil der Weihnachtsgeschenke individuell versteuern.
Beispiel Anwendung Rabattfreibetrag:
Verschenkt ein Buchhändler zu Weihnachten Bücher an seine Mitarbeiter, darf der Rabattfreibetrag angewendet werden.
Annahme: Der Arbeitgeber verkauft die zu verschenkenden Bücher üblicherweise zu 30 EUR pro Buch. Weitere Rabatte haben die Arbeitnehmer im laufenden Jahr nicht erhalten.
wdt_ID Anwendung Rabattfreibetrag in EUR 1 Abgabepreis an Letztverbraucher 30,00 2 abzgl. 4% Preisabschlag -1,20 3 abzgl. Rabattfreibetrag -1.080,00 4 = stpfl. geldwerter Vorteil 0,00
Beispiel: Keine Anwendung Rabattfreibetrag
Liegen hingegen bei einem Gebäudereinigungsunternehmen Bücher für die Mitarbeiter unter dem Weihnachtsbaum, kann der Rabattfreibetrag nicht angewendet werden.
Das Gebäudereinigungsunternehmen verkauft nämlich keine Bücher.
In vielen Fällen wird ein Weihnachtsgeschenk die Voraussetzungen für den Rabattfreibetrag, dass es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handelt, die der Arbeitgeber überwiegend für den Fremdbedarf herstellt oder erbringt, nicht erfüllen.
In diesen Fällen ist die 44 EUR-Freigrenze für das jeweilige Weihnachtsgeschenk zu prüfen.
44 EUR-Freigrenze für Weihnachtsgeschenke
Für Sachbezüge, die mit dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet werden, gilt eine Freigrenze von 44 EUR (§ 8 Absatz 2 Sätze 1 und 11 EStG).
Sachbezüge, die unter die 44 EUR-Freigrenzenregelung fallen, sind sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum Arbeitsentgelt bezahlt werden (§ 14 SGB IV , § 1 Abs. 1 SvEV).
Hinweis: Da es sich hierbei um eine Freigrenze handelt, ist der gesamte geldwerte Vorteil steuerpflichtig, wenn die Freigrenze überschritten wird.
Beispiel Anwendung der 44 EUR-Freigrenze:
Eine Online-Marketing Agentur schenkt ihren Beschäftigten zu Weihnachten einen Gutschein von einem Onlineversandhändler in Höhe von 30 EUR. Eine (Teil-)Auszahlung des Gutscheins in bar ist nicht möglich.
Die Arbeitnehmer haben im Abrechnungsmonat keinen anderen Sachbezug erhalten, auf den die 44 EUR-Freigrenze anzuwenden ist.
Der geldwerte Vorteil für den Weihnachtsgutschein ist wie folgt zu ermitteln:
wdt_ID Anwendung 44 EUR-Freigrenze in EUR 1 Gutscheinwert 30,00 2 abzgl. Freigrenze -44,00 3 = stpfl. geldwerter Vorteil 0,00
Hinweis: Erhält der Arbeitnehmer keinen Gutschein, sondern z.B. ein Buch, wird als Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt oder - falls dies nicht möglich ist - der Sachbezug mit 96% des Endpreises bewertet.
Individuelle versus pauschale Versteuerung der Weihnachtsgeschenke
Sollte das Weihnachtsgeschenk teurer als 44 EUR pro Arbeitnehmer sein oder die Summe der Sachbezüge, auf die die Freigrenze anzuwenden ist, 44 EUR übersteigen, kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil, den der Arbeitnehmer durch das Weihnachtsgeschenk (sowie die übrigen Sachbezüge hat), pauschal versteuern.
Für die Weihnachtsgeschenke kann der Arbeitgeber zwischen einer Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Absatz 1 EStG oder nach § 37b EStG wählen.
Hinweis: Bei der Prüfung der 44 EUR-Freigrenze werden geldwerte Vorteile, die nach § 40 EStG und § 37b EStG versteuert werden, nicht berücksichtigt. Insofern könnte der Arbeitgeber bestimmte Sachbezüge pauschal versteuern, damit die 44 EUR-Freigrenze durch die Weihnachtsgeschenke nicht überschritten wird.
Pauschalierung der Lohnsteuer für Weihnachtsgeschenke nach § 40 Absatz 1 EStG
Genehmigt das Betriebsstättenfinanzamt eine pauschale Versteuerung nach § 40 Abs. 1 EstG, darf der Arbeitgeber Sonstige Bezüge (einmalige Sach- oder Geldleistungen), wie z.B. Weihnachtsgeschenke, bis zu maximal 1.000 EUR pro Arbeitnehmer, Kalenderjahr und Beschäftigungsverhältnis pauschal mit dem jeweils genehmigten Steuersatz zzgl. SolZ und KiSt. versteuern. Dies gilt pro Beschäftigungsverhältnis.
Der Arbeitgeber muss diese Form der Pauschalierung beim Betriebsstättenfinanzamt beantragen und dem Antrag eine Berechnung beifügen, aus der sich der ermittelte Pauschsteuersatz ergibt.
Eine Abwälzung der pauschalen Steuern auf den Arbeitnehmer ist nicht erlaubt.
Eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 1 EStG ist nur in einer größeren Anzahl von Fällen möglich. Die Finanzverwaltung geht in diesem Fall von mindestens 20 Arbeitnehmern aus (R 126 Abs. 1 Satz 1 LStR). Der Arbeitgeber kann aber beantragen, dass diese Pauschalierung auch bei weniger als 20 Fällen möglich ist (R 126 Abs. 1 Satz 2 LStR).
Übernimmt der Arbeitgeber die bei dieser Form der Pauschalierung grundsätzlich anfallenden Sozialversicherungsbeiträge für die Weihnachtsgeschenke, stellt dies ebenfalls einen geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer dar. Dies wird bei der Berechnung des Lohnsteuersatzes berücksichtigt.
Hinweis: Nur in Ausnahmefällen, wie z.B. bei den Belegschaftsrabatten, führt eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Absatz 1 EStG nicht zu einer Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
Pauschalierung der Lohnsteuer für Weihnachtsgeschenke nach § 37b EStG
Statt einer pauschalen Versteuerung mit einem besonderen Steuersatz, kann der Arbeitgeber die Weihnachtsgeschenke für seine Mitarbeiter auch pauschal mit 30% zzgl. SolZ und KiSt versteuern (§ 37b Absatz 2 EStG). Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um ein Sachgeschenk handelt, das zusätzlich zur ohnehin geschuldeten Leistung erbracht wird und nicht bereits unter eine andere Bewertungs-, Pauschalierungs- oder Befreiungsvorschriften fällt. Außerdem dürfen die Geschenke 10.000,00 EUR pro Empfänger und Wirtschaftsjahr sowie pro einzelner Zuwendung nicht übersteigen.
Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer, die nach § 37b EStG pauschal mit 30% versteuert werden, sind Arbeitsentgelt im Sinne von § 14 Abs. 1 SGB IV und damit sozialversicherungspflichtig.
Weihnachtsgeschenk im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier
Werden Weihnachtsgeschenke bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier an die Mitarbeiter und ggf. deren Begleitpersonen verteilt, zählen sie zu den Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung und sind damit Arbeitslohn.
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich gilt ein Freibetrag von 110 EUR, wenn alle Mitarbeiter eines Unternehmens daran teilnehmen dürfen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Wird der Freibetrag auf die betriebliche Weihnachtsfeier angewandt, ist erst ein Betrag, der 110 EUR pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr übersteigt, lohnsteuerpflichtig. Dieser kann mit 25% zzgl. SolZ und ggf. KiSt pauschal vom Arbeitgeber versteuert werden. In diesem Fall löst die Pauschalierung Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Diese Regelung gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer z.B. krankheitsbedingt an der Weihnachtsfeier nicht teilnehmen konnte und sein Geschenk nachträglich erhält.
Bei den Zuwendungen kommt es allein auf die Aufwendungen des Arbeitgebers an. Der übliche Endpreis am Abgabeort (§ 8 Abs. 1 EStG) und die Freigrenze von 44 EUR finden keine Anwendung.
Weihnachtsgeschenke für eigene Mitarbeiter sind abziehbare Betriebsausgaben
Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer berechtigen in vollem Umfang zum Betriebsausgabenabzug.
Fazit
Unternehmen werden regelmäßig Weihnachtsgeschenke entweder für maximal 44 EUR verschenken oder die Geschenke im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier verteilen. Nur bei diesen beiden Varianten fallen nämlich - bei Einhaltung der Freigrenze bzw. des Freibetrags - weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an.