Wege aus dem Fachkräftemangel in den Payroll-Abteilungen

Darum geht's: Möglichkeiten, mit denen Unternehmen dem Fachkräftemangel in den Payroll-Abteilungen begegnen können

Wie in anderen Branchen sind auch die Payroll-Abteilungen von einem Fachkräftemangel betroffen. Zwar zählen die Entgeltabrechner laut einer Studie des iwd im Zeitraum Juli 2021 bis Juni 2022 nicht zu den Top 10-Berufen mit den größten Fachkräfteengpässen. Dennoch berichten zahlreiche Unternehmen, dass auch im Bereich Payroll die Spezialisten rar werden.

Dieser Beitrag beschäftigt sich damit, wie Unternehmen dem Fachkräftemangel in den Payroll-Abteilungen begegnen können.

Eigene Ausbildung von Payroll Spezialisten

Zwar gibt es nicht den Ausbildungsberuf Personalabrechner. Allerdings können Unternehmen ihre kaufmännischen Auszubildenden in diesem Bereich selbst ausbilden. Dies hat eine Reihe von Vorteilen:

• Den Unternehmen stehen nach dem Abschluss qualifizierte Payroller zur Verfügung, die bereits mit dem Unternehmen und ihrem Aufgabengebiet vertraut sind.
• Es kommt zu weniger Fehlbesetzungen, da sich Arbeitgeber und Auszubildende bereits über mehrere Jahre kennengelernt haben.
• Ausbildung bedeutet eine Investition in die Zukunft. Dies wirkt sich positiv auf die Identifikation aller Beschäftigten mit dem Unternehmen aus.

Qualifizierte Payroll Spezialisten an das Unternehmen binden

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es immer schwieriger, Payroll Spezialisten zu finden. Dies führt häufig dazu, dass die Arbeit des ausscheidenden Spezialisten für eine längere Zeit von den Kollegen zusätzlich übernommen werden muss.

Für Arbeitgeber kann der Ersatz erfahrener Entgeltabrechner schnell erhebliche Kosten mit sich bringen. Die Aufwendungen für Rekrutierung, Einarbeitung und Wissensverlust stehen nämlich in direktem Zusammenhang mit dem Anforderungsprofil.

Unterstützung auf Zeit durch externe Payroll Spezialisten

Externe Payroll Spezialisten, die z.B. freiberuflich tätig sind oder für Zeitarbeitsunternehmen arbeiten, können betroffenen Unternehmen kurzzeitig beim Weggang eines Payroll Spezialisten unterstützen. Diese werden jedoch i.d.R. im Vergleich zu festangestellten Entgeltabrechnern teurer sein.

Automatisierung von Payroll-Prozessen

Die Automatisierung von Payroll-Prozessen ermöglicht es Unternehmen, bestehende Aufgaben in der Entgeltabrechnung durch immer weniger Mitarbeiter, die es aufgrund des Fachkräftemangels in Zukunft geben wird, erledigen zu lassen.

So werden z.B. Daten zurzeit noch häufig in zwei Programmen erfasst, anstatt sie über eine Schnittstelle zu übergeben. Beträge werden z.T. manuell berechnet, anstatt dies von der Software durchführen zu lassen.

Neue Wege im Recruiting von Payroll Spezialisten

Neben den Stellenanzeigen auf den bekannten Jobportalen und den Karrieremessen, bieten die Social Media Channel einen vergleichsweise neuen Weg, Payroll Spezialisten zu finden.

Auf beruflichen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn können Unternehmen sich zum einen als attraktiver Arbeitgeber präsentieren und geeignete Kandidaten direkt ansprechen. Gleiches gilt z.B. für Facebook und Instagram.

Welcher Kanal jeweils am besten geeignet ist, lässt sich nur durch einen Test herausfinden.

Payroll auslagern

Eine weitere Möglichkeit, dem Fachkräftemangel im Bereich Payroll zu begegnen, ist, den Bereich auszulagern. Unternehmen können sich dabei meistens zwischen einem Teilservice und einem Fullservice entscheiden. Dies hängt i.d.R. davon ab, ob sie die Daten selbst in die Entgeltabrechnungssoftware einpflegen oder ihre gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung (inklusive der Dateneingabe) outsourcen möchten.