Darum gehts: Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber
Ab dem 01.01.2023 können Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitszeiten ihrer gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer nur noch elektronisch abrufen. Ab diesem Zeitpunkt erhalten diese Arbeitnehmer — außer bei Störfällen — im Krankheitsfall keinen Durchschlag mehr für ihren Arbeitgeber. Zeitgleich entfällt für sie die gesetzliche Pflicht, den Durchschlag beim Arbeitgeber einzureichen.
Nicht am eAU-Verfahren beteiligt sind zurzeit allerdings Privatärzte, Ärzte im Ausland und Rehabilitationseinrichtungen sowie Physio- und Psychotherapeuten.
Für Arbeitgeber bedeutet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ein Kann und kein Muss. Sie können, müssen aber nicht die AU-Daten ihrer gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer elektronisch abrufen. Gleichwohl werden viele Arbeitgeber darauf nicht verzichten wollen.
Dieser Blog-Beitrag beschäftigt sich mit den grundlegenden Regelungen zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber.
Abforderung der eAU durch den Arbeitgeber
Voraussetzungen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Arbeitgeber dürfen eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nur unter den folgenden Voraussetzungen bei der Krankenkasse des gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmers abrufen:
- Der Arbeitnehmer muss zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber beschäftigt sein und
- hat dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitgeteilt.
Der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung darf nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen.
Abruffähige Fehlzeiten im eAU-Verfahren
Die Arbeitgeber können aber nur bestimmte Fehlzeiten ihrer gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten im eAU-Verfahren abrufen. Diese sind:
- Arbeitsunfähigkeit vom Vertragsarzt / -zahnarzt
- Arbeitsunfähigkeit bei Arbeitsunfall / Berufskrankheit
- Stationärer Aufenthalt im Krankenhaus
Demgegenüber sind z.B. keine Fehlzeiten wegen der Erkrankung des Kindes oder Beschäftigungsverboten abrufbar.
Zeitpunkt des Abrufs der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Arbeitgeber sollten die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst abrufen, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit bereits durch einen Arzt feststellen lassen musste und der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsdaten an die zuständige Krankenkasse übermittelt hat.
Die am eAU-Verfahren teilnehmenden Ärzte sind verpflichtet, mindestens einmal täglich die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich krankenversicherten Patienten an die jeweilige Krankenkasse zu übermitteln. Daher ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten durch den Arbeitgeber frühestens einen Tag nach der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit möglich.
Da die Arbeitnehmer sich spätestens am vierten Tag die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt bescheinigen lassen müssen, ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung somit spätestens ab dem 5. Krankheitstag möglich.
Rückmeldung von der Krankenkasse im eAU-Verfahren
Die Krankenkassen haben die angeforderten Arbeitsunfähigkeitsdaten unverzüglich, spätestens am nächsten Werktag (Mo – Fr) zu übermitteln.
Ist die Krankenkasse für den angefragten Arbeitnehmer zuständig, prüft sie, ob ihr zur Abfrage AU-Zeiten vorliegen und übermittelt die ihr vorliegenden Daten ggf. an den Arbeitgeber:
- Entspricht der Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber genau dem Beginn der vorliegenden AU, meldet die Krankenkasse diese AU-Zeit zurück.
- Fällt der Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber in eine laufende AU-Zeit, meldet die Krankenkasse die betroffene AU-Zeit zurück.
- Liegt der Krankenkasse zu dem vom Arbeitgeber gemeldeten Beginn der Arbeitsunfähigkeit keine AU-Zeit vor, prüft sie, ob innerhalb von fünf Tagen in die Zukunft eine AU-Zeit vorliegt und meldet ggf. diese AU-Zeit zurück. Andernfalls erhält der Arbeitgeber die Zwischennachricht „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor (Meldegrund 4)".
Im Fall der Zwischennachricht „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ (Meldegrund 4) kann der Arbeitgeber ggf. erst 14 Tage nach der Erstanfrage erneut die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse des betroffenen Arbeitnehmers abfragen. Erhält die Krankenkasse während dieser Zeit die angefragten Arbeitsunfähigkeitsdaten, übermittelt sie diese unaufgefordert an den Arbeitgeber.
Stornierung von übermittelten eAU-Abfragen
Falsche eAU-Abfragen sind umgehend zu stornieren, wenn sie nicht abzugeben waren oder unzutreffende Angaben enthielten. Ausnahme: Es liegt bereits eine Rückmeldung von der Krankenkasse vor. In diesem Fall ist keine Stornomeldung abzusetzen.
Unter bestimmten Voraussetzungen stornieren auch die Krankenkassen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Dies ist z.B. der Fall, wenn das Krankenhaus nachträglich ein Entlassungsdatum ändert. In diesem Fall storniert die Krankenkasse die übermittelte eAU und schickt dem Arbeitgeber unaufgefordert das neue Entlassungsdatum.
Fazit
Die vollständigen Auswirkungen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf die Unternehmen werden sich erst ab dem kommenden Jahr zeigen.
Arbeitgeber sollten sich den Abfragezeitpunkt für die eAU gut überlegen, da die Arbeitsunfähigkeitsdaten ggf. erst nach 14 Kalendertagen erneut abgerufen werden können.