Definition der Digitalen LohnSchnittstelle
Bei der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) handelt es sich um einen "Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfeldern für die Datenträgerüberlassung (so genannter "Z3-Zugriff") im Rahmen von (Lohnsteuer-)Außenprüfungen. Sie gilt für die Daten, die seit 01. Januar 2018 aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 2a Lohnsteuer-Durchführungsverordnung).
Doch was bedeutet das konkret
Im Rahmen der steuerlichen Außenprüfungen hat die Finanzverwaltung bereits seit 2002 das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.
Der Prüfer kann dabei
• selber die gespeicherten Daten vor Ort auswerten (unmittelbarer Zugriff, Z1),
• die Daten nach seinen Vorgaben maschinell auswerten lassen (mittelbarer Zugriff, Z2) und/oder
• sich die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung stellen lassen (Z3)
Für den Z3-Zugriff, d.h. die Überlassung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger, hat die Finanzverwaltung die Digitale LohnSchnittstelle erarbeitet.
Die Digitale LohnSchnittstelle
Mit der Digitalen LohnSchnittstelle gibt die Verwaltung genau vor, welche Daten sich in welcher Reihenfolge etc. auf dem Datenträger zu befinden haben. Neben allgemeinen Systeminformationen (Programminfo) sind dies Arbeitgeber- und Arbeitnehmerstammdaten, Lohnartenstammdaten sowie Lohnartenabrechnungs-, Lohnkonten- und Sozialversicherungsdaten.
So sollen
a. Zweifelsfragen und Unklarheiten zu den Inhalten von elektronischen Dateien und Datenfeldern,
b. technische Schwierigkeiten beim Aufbereiten der elektronischen Daten sowie
c. Datennachforderungen durch den Außenprüfer (auf weiteren Datenträgern)
vermieden werden.
Fazit
Der Gesetzgeber geht mit der DLS für die Lohnbuchhaltung noch einen Schritt weiter als in der Finanzbuchhaltung: Dort wurde gemeinsam mit der Firma AUDICON ein Standard für die Übergabe der Daten an den Prüfer definiert. Es bleibt den Unternehmen jedoch freigestellt, die sogenannte IDEA-Schnittstelle zu verwenden. Sie haben die prüfungsrelevanten Daten "lediglich" in einem maschinenlesbaren Format zu liefern.
Im Bereich Lohn ist mit der DLS für die prüfungsrelevanten Daten, die ab 2018 erfasst werden, ein viel engerer Handlungsrahmen vorgegeben.
Für Unternehmen wie für Prüfer wird aber die Erstellung bzw. das Einlesen des Datenträgers erheblich einfacher: Es stellt sich nicht mehr die Frage, welche Daten auf den Datenträger gehören und die Prüfer werden die erstellten (Standard-)Datenträger problemlos in ihre Prüfungssoftware IDEA einlesen können.
Die Firma AUDICON bietet übrigens wie für die IDEA-Schnittstelle in der Finanzbuchhaltung auch für die Digitale Lohnschnittstelle ein Verfahren an, nach dem sich die Softwarehersteller zertifizieren lassen können.