Darum gehts: Auslandsreisekosten korrekt abrechnen
In 2022 gibt es keine neuen Pauschalen für Auslandsreisekosten: Angesichts der Corona-Pandemie hat der Gesetzgeber darauf verzichtet, neue Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder festzusetzen.
Der aktuelle Beitrag beschäftigt sich mit den Pauschbeträgen für die Verpflegungsmehraufwendungen und dem Pauschbetrag für die Übernachtungskosten, die in diesem Jahr weitergelten. Auf die Besonderheiten bei einer doppelten Haushaltsführung wird dabei nicht eingegangen.
I. Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen
Grundsätzliches
Unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den Auswärtstätigkeiten im Inland gewährt der Gesetzgeber auch bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen.
Diese betragen für eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen jeweils 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.
Für Zwischentage (24 Stunden Abwesenheit) werden 120 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz gewährt.
Die jeweiligen Beträge werden gegen Ende eines Jahres für das darauf folgende Jahr durch ein BMF-Schreiben bekannt gemacht. Im vergangenen Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen pandemiebedingt darauf verzichtet. Daher gelten für das Kalenderjahr 2022 die mit dem BMF-Schreiben "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021" vom 03. Dezember 2020 veröffentlichten steuerlichen Pauschbeträge auch für dieses Jahr.
Länder mit einem erheblichen preislichen Unterschied zwischen bestimmten Städten und/oder Regionen haben mehrere Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. So wird z.B. in Italien zwischen Mailand, Rom und dem restlichen Land unterschieden.
Quelle: BMF-Schreiben vom 03.12.2020
Anwendung der Pauschalen
Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen:
- Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland (jeweils ohne berufliche Tätigkeit): Verpflegungspauschale des Ortes, der vor 24.00 Uhr erreicht wird.
- Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland: Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitortes
Für Länder, die nicht in der Anlage des BMF-Schreibens aufgeführt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete ist der Pauschbetrag des Mutterlandes anzuwenden.
Verreist der Beschäftigte am Tag seiner Rückkehr zur Wohnung oder zur ersten Tätigkeitsstätte direkt zu einem nächsten beruflichen Termin in einen anderen Staat weiter, ist für diesen Tag nur die höhere der beiden Verpflegungspauschalen für den Ab- bzw. Anreisetag zu berücksichtigen.
Beispiel: Abreise Mailand und Anreise Stockholm (Schweden) an einem Tag
Ein Arbeitnehmer reist von Mailand (Italien) zurück nach Deutschland. Nachdem er seinen Koffer zu Hause erneut gepackt hat, fliegt er noch am gleichen Tag nach Schweden. Er erreicht sein Reiseziel Stockholm um 22 Uhr.
Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag in Mailand beträgt 30 EUR. Die Verpflegungspauschale für den Anreisetag in Schweden beträgt 33 EUR. Für den Abreisetag Mailand und den Anreisetag Schweden ist nur die höhere Verpflegungspauschale für Schweden (33 EUR) anzusetzen.
Hinweis: Hat der Arbeitnehmer in Mailand ein Frühstück auf Veranlassung seines Arbeitgebers erhalten, so ist die Verpflegungspauschale für den Abreisetag Mailand und den Anreisetag Schweden um 10 EUR zu kürzen (20% der Verpflegungspauschale für Schweden für einen vollen Kalendertag).
Bei Flugreisen bleiben Zwischenlandungen ohne Übernachtung unberücksichtigt. Dauert ein Flug mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage zwischen dem Abflug und der Landung der Tagessatz für Österreich maßgebend.
Bei Schiffreisen gilt das für Luxemburg geltende Tagegeld. Für die Beschäftigten auf deutschen Staatsschiffen und das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
II. Pauschale für Übernachtungskosten
Arbeitgeber können ihren Beschäftigten bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Ausland entweder
- die nachgewiesenen Übernachtungskosten oder
- – ohne Einzelnachweis – die mit dem i.d.R. jährlichen BMF-Schreiben zur Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen bekannt gemachten Pauschbeträge
steuerfrei erstatten (R9.7 Absatz 3 Satz 2 ff LStR 2015).
Wie bei den Verpflegungspauschalen können die Übernachtungspauschalen auch innerhalb eines Landes je nach Region und/oder Stadt variieren. Für Italien gilt z.B. eine Übernachtungspauschale von 158 EUR für Mailand sowie 135 EUR für Rom und das restliche Italien.
Quelle: BMF-Schreiben vom 03.12.2020
Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten nicht, kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Übernachtungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Dies gilt auch für den Betriebsausgabenabzug.
Für Länder, die nicht in der Anlage des BMF-Schreibens aufgeführt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Für in der Anlage des BMF-Schreibens nicht erfasste Übersee- und Außengebiete ist der Pauschbetrag des Mutterlandes anzuwenden.
Fazit
Es ist davon auszugehen, dass die Anzahl der beruflich bedingten Reisen in diesem Jahr – wenn auch nicht auf das Niveau vor Beginn der Pandemie – steigen wird. Arbeitgeber wie Beschäftigte sollten sich daher über die derzeit geltenden Regelungen zu den Auslandsreisekosten informieren.