Änderungen im eAU-Verfahren seit dem 01.01.2025

Seit dem 01.01.2025 gibt es Änderungen im eAU-Verfahren. Diese sollen zu einer weiteren Verbesserung und mehr Transparenz führen.

Das Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wurde im Januar 2023 für Arbeitgeber Pflicht. Nach einer aktuellen Pressemitteilung der AOK gehen bei der AOK Hessen inzwischen 95 Prozent der AU-Bescheinigungen digital ein.

Dieser Beitrag stellt die Änderungen im eAU-Verfahren vor dem Hintergrund der bisherigen Regelungen vor.

Das eAU-Verfahren bis Ende 2024

I. 2023

Seit dem Jahr 2023 können Arbeitgeber bis auf wenige Ausnahmen die Arbeitsunfähigkeitszeiten ihrer gesetzlich krankenversicherten Mitarbeitenden, die ein Vertragsarzt, Vertragszahnarzt oder Krankenhaus bei einem stationären Aufenthalt festgestellt hat, nur noch elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeitenden abfragen.

Die Krankenkassen stellen daraufhin entweder elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs) mit den zur Abfrage vorliegenden voraussichtlichen Arbeitsunfähigkeitszeiten oder den Rückmeldegründen 1 (unzuständige Krankenkasse) oder 4 (eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor) zum Abruf bereit.

II. 2024

Seit dem 01.01.2024 ist auch die Bundesagentur für Arbeit an das elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungsverfahren (eAU) angebunden.

eAU-Abfragen sind nur noch mit der Versicherungsnummer des jeweiligen Mitarbeitenden erlaubt. Ausnahme: Der Arbeitgeber hat auf die Abfrage der Versicherungsnummer von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) den Hinweis erhalten, dass es kein bzw. kein eindeutiges Ergebnis gibt. In diesen Fällen müssen jedoch bei der eAU-Abfrage auch der Geburtsname und -ort des Mitarbeitenden übermittelt werden.

Die AU-Daten werden ab sofort bei der jeweiligen Krankenkasse einer sogenannten Kernprüfung unterzogen. Diese soll bewirken, dass den Arbeitgebern keine unvollständigen oder fehlerhaften Daten mehr übermittelt werden. Schickt ein Arzt z.B. unplausible Daten an die Krankenkasse, erhalten die Arbeitgeber jetzt zunächst die Rückmeldung „AU liegt nicht vor“ (Rückmeldegrund 4). Erhält die Krankenkasse innerhalb von 14 Kalendertagen nach dieser Rückmeldung die korrekten AU-Daten, meldet sie diese ohne weitere Abfrage von sich aus dem Arbeitgeber.

Die Krankenhäuser übermitteln jetzt auch für tagesstationäre Behandlungen eAU-Daten an die Krankenkassen.

Änderungen im eAU-Verfahren seit dem 01.01.2025

Seit dem 01.01.2025 gibt es eine Reihe weiterer Änderungen im eAU-Verfahren.

I. Ausdehnung des Verfahrens auf bestimmte Rehabilitations- und Vorsorgeeinrichtungen

Arbeitgeber können jetzt auch die Zeiten von Aufenthalten in einer Rehabilitations- oder Vorsorgeeinrichtung, bei denen die jeweilige Krankenkasse der Kostenträger ist, abrufen. Zudem werden entsprechende Zeiträume übermittelt, wenn die Deutsche Rentenversicherung die Leistungen gewährt und der betroffene Arbeitnehmer krankengeldberechtigt ist.

Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen zu Lasten der gesetzlichen Unfallversicherung können dagegen derzeit noch nicht elektronisch abgefragt werden. In diesen Fällen erhalten die Arbeitnehmer weiterhin Liegebescheinigungen zur Vorlage beim Arbeitgeber.

II. Neue Rückmeldegründe

a. Rückmeldegrund 3: Krankenhaus

Mit dem Rückmeldegrund 3 (Krankenhaus) werden das stationäre Aufnahmedatum und das voraussichtliche oder – falls bereits vorhanden – das endgültige Datum der Entlassung übermittelt. Befindet sich der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der eAU-Abfrage noch im Krankenhaus, übermittelt die Krankenkasse das endgültige Entlassdatum sobald dieses vorliegt.

b. Rückmeldegrund 5: Reha/Vorsorge

Liegt der Krankenkasse des Mitarbeitenden für den angefragten Zeitraum ein stationärer Aufenthalt in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung vor, wird eine Rückmeldung mit dem Meldegrund 5 (Reha/Vorsorge) an den Arbeitgeber übermittelt. Anders als bei einem stationären Krankenhausaufenthalt muss der Arbeitgeber aber ggf. die eAU erneut abfragen, um das endgültige Entlassdatum zu erhalten.

c. Rückmeldegrund 6: Teilstationäre Krankenhausbehandlung

Teilstationäre Krankenhausbehandlungen werden von den Krankenkassen mit dem Rückmeldegrund 6 übermittelt. Die eAU enthält aber keine Angaben zu den AU-Zeiten. Die vollständigen Informationen zu einer teilstationären Krankenhausbehandlung liegen den Krankenkassen nämlich erst mit der Krankenhausabrechng und damit zeitlich weit nach der Aufnahmeanzeige vor.

d. Rückmeldegrund 7: In Prüfung

Liegen der Krankenkasse z.B. unplausible Daten vom Vertragsarzt oder Krankenhaus vor, übermittelt sie anders als bisher zunächst den Rückmeldegrund 7 (in Prüfung) an den Arbeitgeber. Klärt die Krankenkasse nach dieser Zwischennachricht den Sachverhalt innerhalb von 28 Kalendertagen, prüft sie erneut ihre Zuständigkeit. Ist sie weiterhin zuständig erhält der Arbeitgeber unaufgefordert eine eAU für den angefragten Zeitraum.

e. Rückmeldegrund 8: Anderer Nachweis liegt vor

Mit dem Grund 8 teilt die Krankenkasse dem Arbeitgeber ohne Angabe von Zeiten mit, dass die Arbeitsunfähigkeit durch einen Privatarzt oder im Ausland festgestellt wurde. Hierzu muss der Mitarbeitende aber vorher seiner Krankenkasse den entsprechenden Nachweis vorgelegt haben.

Ist dies nicht erfolgt, erhält der Arbeitgeber zunächst eine Rückmeldung mit dem Grund 4 (Nachweis liegt nicht vor). Gehen bei der Krankenkasse innerhalb von 14 Kalendertagen nach dem Versand dieser Zwischennachricht die entsprechenden AU-Daten ein, prüft sie erneut ihre Zuständigkeit und übermittelt anschließend ggf. von sich aus einen aktualisierten Datensatz mit dem Rückmeldegrund 8 (Anderer Nachweis liegt vor).

f. Rückmeldegrund 9: Weiterleitungsverfahren

Der Rückmeldegrund 9 (Weiterleitungsverfahren) informiert die Arbeitgeber, dass die neue Krankenkasse die AU-Abfrage wegen eines laufenden Kassenwechsels an die bisherige Krankenkasse des Mitarbeitenden weitergeleitet hat, da der neuen Krankenkasse noch keine AU-Daten vorliegen.

Die Arbeitgeber erhalten in diesen Fällen zusätzlich auch eine Rückmeldung von der bisherigen Krankenkasse des Arbeitnehmers.

Sollte der neuen Krankenkasse nach Versand der Zwischennachricht mit Rückmeldegrund 9 (Weiterleitungsverfahren) innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen eine entsprechende AU zugehen, übermittelt sie die aktualisierten Daten in einem neuen eAU-Datensatz an den Arbeitgeber.

III. Umbenennung bestehender Rückmeldegründe

Zeitgleich mit der Einführung der neuen Rückmeldegründe wurde die Bezeichnung der bestehenden Rückmeldegründe 1 und 4 geändert:

• Rückmeldegrund 1 „Unzuständige Krankenkasse“ wurde in „Unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person“ und
• Rückmeldegrund 4 „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ in „Nachweis liegt nicht vor“ umbenannt.

IV. Geänderte Struktur bei den zurückgemeldeten Zeiten

Anders als bisher werden seit dem 01.01.2025 für alle angefragten Abwesenheiten – falls der Krankenkasse die AU-Zeiten vorliegen und es sich um keine teilstationäre Krankenhausbehandlung handelt oder die AU durch einen Privatarzt oder im Ausland festgestellt wurde – die Zeiten in den folgenden Feldern übermittelt:
Nachweis_seit
Voraussichtlich_Nachweis_bis
Tatsaechlich_Nachweis_bis

Zusammen mit dem entsprechenden Rückmeldegrund wird ersichtlich, um was für eine AU-Zeit es sich handelt.

Beispiel: Stationärer Krankenhausaufenthalt

Ein Mitarbeitender wurde am 02.01.2025 stationär in ein Krankenhaus aufgenommen. Zum Zeitpunkt der eAU-Abfrage des Arbeitgebers war der Krankenkasse das endgültige Entlassdatum noch nicht bekannt. Das voraussichtliche Entlassdatum ist der 07.01.2025.

Der Arbeitgeber erhält in diesem Fall eine Rückmeldung von der Krankenkasse mit den folgenden Angaben zum Nachweis und zu den Nachweis-bis-Zeiten:

• Kennzeichen_der_Rueckmeldung: 3 (stationärer Krankenhausaufenthalt)
• Abwesenheit_ab_AG: 2025-01-02
• Nachweis_seit: 2025-01-02
• Voraussichtlich_Nachweis_bis: 2025-01-07
• Tatsaechlich_Nachweis_bis:

 
Sobald der Krankenkasse das tatsächliche Entlassungsdatum vorliegt, übermittelt sie dieses von sich aus in einem neuen eAU-Datensatz an den Arbeitgeber.