Sie sind gelegentlich im EU-Ausland auf Geschäftsreise? Besuchen Sie Messen im EU-Ausland für ihren Arbeitgeber? Tanken Sie gelegentlich während der Dienstzeit hinter der Grenze?
In allen Fällen, in denen Sie vorübergehend beruflich im EU-Ausland sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz beschäftigt sind, benötigen Sie eine sogenannte A1-Bescheinigung.
A1, die Bescheinigung über das zuständige Sozialsystem
Die A1-Bescheinigung heißt offiziell "Bescheinigung über die Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit, die auf den / die Inhaber/in anzuwenden sind".
Mit der A1-Bescheinigung bestätigt der zuständige Sozialversicherungsträger in der Europäischen Union (EU) / im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und der Schweiz, dass ein Arbeitnehmer für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaats angehört.
Grundsätzlich basiert die Sozialversicherung auf dem Territorialprinzip. Danach ist der Arbeitnehmer in dem Land, in dem er seine Beschäftigung ausübt, versichert und hat dort seine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.
Dies kann aber zu ungewollten Problemen führen.
Praxisbeispiel:
Nehmen wir einen in Deutschland beschäftigten Malermeister. Sein Unternehmen hat den Firmensitz in einer deutschen Grenzregion. Es werden Dienstleistungen sowohl in Deutschland als auch in Belgien und den Niederlanden erbracht.
Ohne gesetzliche Regelung müsste der Malermeister für jede Tätigkeit in Belgien und in den Niederlanden in der dortigen Sozialversicherung angemeldet werden. Sein Arbeitgeber müsste außerdem Sozialversicherungsbeiträge von dem Arbeitsentgelt, dass der Malermeister in den Niederlanden und Belgien erwirtschaftet hat, einbehalten und an den/die zuständigen Sozialversicherungsträger in beiden EU-Staaten abführen. Im Krankheitsfall müsste außerdem z.B. geklärt werden, welche Krankenversicherung für die Kosten aufkommt.
Um derartige Probleme zu vermeiden, bleiben deutsche Arbeitnehmer bei Auslandseinsätzen unter bestimmten Voraussetzungen für eine gewisse Zeit nach § 4 SGB IV weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem versichert (Ausstrahlung).
Damit es dadurch bedingt nicht zu doppelten Beitragszahlungen in der Sozialversicherung kommt, hat Deutschland mit verschiedenen Ländern Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Innerhalb der EU sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz verhindert die A1-Bescheinigung doppelte Beitragszahlungen.
A1-Bescheinigung bei Entsendung eines Arbeitnehmers ins EU-/EWR-Ausland und die Schweiz
Bei einer Entsendung nach Verordnung (EG) Nr. 883/2004 wird ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber
a. in einen anderen Mitgliedsstaat entsandt,
b. um dort für ihn beruflich tätig zu sein.
c. Die voraussichtliche Dauer der Beschäftigung darf 24 Monate nicht überschreiten und
d. der Arbeitnehmer darf keine andere entsandte Person ablösen.
Bei Selbständigen muss es sich um eine ähnliche Tätigkeit handeln, die voraussichtlich maximal 24 Monate lang im EU-Ausland erbracht wird.
Die o.g. Regelungen gelten auch für den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz.
Praxisbeispiel:
Ein deutsches Maschinenbauunternehmen präsentiert seine Produkte auf einer Messe in Mailand (Italien). Verschiedene Verkäufer des Unternehmens werden während der Messe sechs Tage lang in Italien die Produkte des Unternehmens präsentieren.
Elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung seit 01.01.2019 Pflicht in Deutschland
Gelten für einen in einen anderen Mitgliedsstaat entsandten Beschäftigten weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit nach Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004, kann der Arbeitgeber gemäß § 106 Absatz 1 SGB IV die Ausstellung einer A1-Bescheinigung beantragen.
Praxisbeispiel:
Das deutsche Maschinenbauunternehmen kann die A1-Bescheinigung für die Versendung von Vertriebsmitarbeiter beantragen:
1. Die Vertriebsmitarbeiter sind normalerweise beim deutschen Maschinenbauunternehmen in Deutschland beschäftigt.
2. Sie werden in einen anderen EU-Mitgliedsstaat, nämlich Italien, entsandt.
3. Dort präsentieren sie auf einer Messe die Produkte ihres Arbeitgebers.
4. Die Messe dauert sechs Tage. Damit werden die 24 Monate, die eine Entsendung maximal dauern darf, nicht überschritten.
Seit 01.01.2019 müssen Arbeitgeber in Deutschland den Antrag auf die Ausstellung einer A1-Bescheinigung elektronisch stellen. Dies erfolgt entweder über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine elektronische Ausfüllhilfe wie z.B. sv.net.
Nur in Ausnahmefällen ist noch die Papierform bis zum 30.06.2019 erlaubt.
Prüfung des Antrages auf eine A1-Bescheinigung in Deutschland
Je nachdem, ob der betroffene Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert oder gesetzlich rentenversichert oder bei einem berufsständischen Versorgungswerk versichert ist, bearbeitet ein anderer Sozialversicherungsträger in Deutschland den Antrag für die A1-Bescheinigung:
1. Der Arbeitnehmer ist gesetzlich krankenversichert.
→ Die gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers prüft den A1-Antrag.
2. Der Arbeitnehmer ist nicht gesetzlich krankenversichert. Er ist gesetzlich rentenversichert.
→ Ein Träger der gesetzlichen Rentenversicherung ist für den A1-Antrag zuständig.
3. Der Arbeitnehmer ist nicht gesetzlich krankenversichert und nicht gesetzlich rentenversichert. Er ist aber bei einem berufsständischen Versorgungswerk versichert.
→ Die Arbeitsgemeinschaft der berufsständischen Versorgungswerke e.V. prüft den Antrag für die A1-Bescheinigung.
Praxisbeispiel:
Nehmen wir an, die Verkäufer des deutschen Maschinenbauunternehmens sind gesetzlich krankenversichert. In diesem Fall wird der Antrag auf eine A1-Bescheinigung an die Krankenkasse des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters elektronisch geschickt und von dieser bearbeitet.
Ergibt die Prüfung, dass während der Entsendung die Rechtsvorschriften für die soziale Sicherheit in Deutschland gelten, so muss der zuständige Sozialversicherungsträger die Daten der A1-Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen elektronisch an den Arbeitgeber schicken.
Praxisbeispiel:
Die Krankenkassen der betroffenen Vertriebsmitarbeiter stellen fest, dass alle Anforderungen für die Ausstellung einer A1-Bescheinigung gegeben sind. Das deutsche Maschinenbauunternehmen erhält bereits nach zwei Arbeitstagen elektronisch die Daten der A1-Bescheinigung für die betroffenen Vertriebsmitarbeiter.
Der Arbeitgeber druckt die A1-Bescheinigung aus und überreicht sie den Arbeitnehmern. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, nach der die A1-Bescheinigung in Farbe gedruckt werden muss. Dies wird jedoch aufgrund der höheren Akzeptanz im Ausland empfohlen.
Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie der A1-Bescheinigung zu den Lohnunterlagen des Arbeitnehmers. Ist der Arbeitnehmer im Ausland in einer Niederlassung des inländischen Arbeitgebers tätig, wird empfohlen, dass die Niederlassung ebenfalls eine A1-Bescheinigung erhält.
Praxisbeispiel:
Das deutsche Maschinenbauunternehmen druckt die A1-Bescheinigungen in Farbe aus und händigt sie ihren Vertriebsmitarbeitern, die zur Messe nach Italien fahren, aus. Diese nehmen die Bescheinigung mit auf ihre Dienstreise nach Italien.
Das deutsche Maschinenbauunternehmen nimmt eine Kopie der A1-Bescheinigung zu den Lohnunterlagen des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters.
Fazit
Die A1-Bescheinigung gibt es bereits seit Jahren.
Neu ist, dass der Antrag in Deutschland seit 01.01.2019 elektronisch erfolgen muss und dass auch die Rückmeldung (Daten zur A1-Bescheinigung / Ablehnung des Antrags) elektronisch erfolgt.
Das elektronische A1-Meldeverfahren ist zeitgemäß und vereinfacht das Verfahren insgesamt.
Es ist jedoch ratsam, dass Unternehmen - soweit möglich - die Reisen ihrer Arbeitnehmer ins benachbarte EU-Ausland sowie in den Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz möglichst frühzeitig planen. Die Daten zur A1-Bescheinigung erhält der Arbeitgeber nämlich binnen einer Frist von drei Arbeitstagen.
Aus dem EU-Ausland wird vermehrt von A1-Bescheinigungs-Kontrollen auf Flughäfen, Hotels und Messen berichtet. Liegt die A1-Bescheinigung nicht vor, können Verwarnungsstrafen fällig werden und der betroffene Mitarbeiter z.B. am Betreten des ausländischen Messegeländes oder einer Konferenz im Ausland gehindert werden.
Dieser Artikel hat sich mit der A1-Bescheinigung bei Entsendungen beschäftigt. Daneben können A1-Bescheinigungen auch für eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten beantragt werden.
Sollte darüber hinaus ein individuell begründbares Interesse bestehen, dass für einen Arbeitnehmer für die Dauer seiner Auslandstätigkeit weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften in der Sozialversicherung gelten, kann der Arbeitgeber auch in diesem Fall einen Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung (A1-Bescheinigung) stellen.
Die A1-Bescheinigungen für eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten und für eine Ausnahmevereinbarung werden in Deutschland beim GKV Spitzenverband, DVKA elektronisch beantragt.